Jedes Unternehmen und jede Organisation braucht heute eine eigene Bilddatenbank.
Eine Bilddatenbank ist eine softwarebasierte Lösung, die das strukturierte Speichern, Katalogisieren, Archivieren und Auffinden von digitalisierten Bildern ermöglicht. Zudem gibt eine sorgfältig gepflegte Bildddatenbank den Mitarbeitern und beauftragten Agenturen die Möglichkeit, Fotos und Grafiken des Unternehmens rechtssicher zu verwenden.
Die grundlegende Zielsetzung solcher Software ist es, eine effektive Verwaltung von digitalen Bildern und Grafiken zu ermöglichen. Dies umfasst zunächst das Aufnehmen von Bildern in den Datenbestand, deren textliche Beschreibung, Zuordnung zu Kategorien, Verschlagwortung etc., sowie die Möglichkeit zu Recherche, Wiedergewinnung der Daten und deren Präsentation.
Bilddatenbanken wurden ursprünglich vor allem von professionellen Nutzern, wie etwa Bildagenturen, die mit großen Beständen von Bildern arbeiten, verwendet. Seit die digitale Fotografie sich durchgesetzt hat, fallen in jedem Unternehmen grosse Mengen an Fotos an. Die Digitalfotografie ermöglicht es, schnell große Mengen von Bildern zu erzeugen, deren thematische oder zeitliche Verwaltung und Sortierung eine Bilderverwaltung unterstützt.
Bilddatenbanken bieten eine hierarchische Darstellung in Ordnern und Kategorien, sowie eine Vorschau-Übersicht der Bilder. Dabei werden auch Bilddaten, wie Metadaten, Aufnahmezeit, Kameramodell und Aufnahmewerte wie Blende und Belichtungszeit, angezeigt bzw. in einer Datenbank oder einer Indexstruktur gespeichert, um dem Benutzer ein schnelles und komfortables Auffinden von Bildern über Suchmasken zu ermöglichen. Metadaten werden von modernen Kameras in der Regel im Exif-Standard direkt in die Bilddatei gespeichert, wodurch sie unabhängig vom Kamerahersteller von den meisten Bilddatenbanken genutzt werden können.
Immer wichtiger wird der Aspekt des Urheberrechts, deshalb ist es wichtig, die Urheber der Fotos und Grafiken bei den Bilddaten anzuzeigen. Hier sollte auch ein Feld zur Aussage über die Lizenzsituation vorgesehen sein.
Heute werden in immer mehr Bilddatenbanken Videoarchivierungs- und Suchfunktionen implementiert. So kann auch hochauflösendes HD-Material im 16:9-Format im mp4- Format katalogisiert werden.
Eine weitere Entwicklung ist die Speicherung der Georeferenzierung in die entsprechenden Tabellen. Damit sind heute in manchen Systemen Suchfunktionen auch über Kartendarstellungen möglich.
Gute Datenbanken bieten meistens neben der Volltextrecherche die Suchfunktionen eines kontrollierten Vokabulars (z.B. ein Thesaurus oder Schlagwortbaum) an.
Bilddatenbanken sind in der Regel ein Grundbaustein des Digital-Asset-Managements einer Firma oder Organisation, also der Verwaltung aller digitalen Datenbestände einschließlich anderer digitaler Medien, wie Video- und Audiodateien und typische Bürodokumente.
Während derartige Systeme anfangs nur als Insellösungen eingesetzt wurden, steht heute die Integration im Vordergrund, also die Verbindung mit anderen Systemen in einem Unternehmen.